こんにちは。情報班総務ユニットです。
情報班の運営に関する課題を技術的側面から掘り下げる連載企画「IMCX」を始動します。記念すべき第1回は、私たちの活動で必要不可欠なコミュニケーションツールについて、現状の課題を洗い出し、部活の最適な運用方法を考察したいと思います。
現状のコミュニケーションツールの運用と課題
現在、情報班では主に以下の3つのツールを併用しています。
- LINE: 主に部員間の気軽な連絡やネタの披露（プライベート）
- Discord: プログラミングのオンライン指導や、オンライン会議の場、ネタの披露（プライベート）
- Teams（学校アカウント）: 校用アカウントを使って、重要な情報共有やファイル共有・管理に使用（かなりフォーマル）。
この3つを併用していて、最大の課題は情報の分散。日本に住んでいる限り切っても切れないアプリが、LINEです。LINEをもっていない人はほとんどいないので、新入生とのコミュニケーションを考えるとLINEでの連絡が多くなりますが、ネット民（特にゲーム好き）が多い先輩たちは、頑なにDiscodeを使おうとするので、連絡や調整を担当する総務ユニットとしては困っています。
- 連絡の手間 : 誰がどれだけどのツールを見ているかが把握できていないので、3つすべてのツールに連絡を流すことになっているが、これがとても手間になっている。
- ファイルの所在不明 : それぞれのツールに班のファイルが散らばっているので、必要なファイルがどこにあるのかが分からなくなっている。
- 顧問との齟齬 : グループLINEには顧問が入っていないので、生徒と顧問で齟齬が発生する。
情報のすみ分けをしよう
一時期は、Slackを導入して、すべてのコミュニケーションを統合しようかと考えていましたが、費用対効果を考えると、既存の3ツールのすみ分けが最良かなと思います。
すみ分けの方法
- LINE：基本的に部活動に関係する連絡はしない。
- Discord： オンラインでのプログラミング学習や会議など、同期性を重視した活動に特化し利用する。
- Teams： 部活動のすべての公式な連絡、情報共有、ファイル管理のハブとして活用する。Teams以外でファイル共有は基本的にしない。
この役割分担により、各ツールが持つ利点を最大限に引き出しつつ、情報の分散やセキュリティ面での問題はひとまず安心です。特に、Teamsを情報共有の拠点とすることで、必要な情報へのアクセスが容易になり、新入部員の受け入れや引継ぎもスムーズに行えるようになります。
結論
私たちは「基本的にははTeamsに集約し、同期性を重視した活動に限定してDiscode、LINEは基本的に使わない。」という結論に至りました。
このように連絡手段を整理することで、部活動の情報の透明性の確保と円滑な情報共有が行えると思います。もちろん、この提言が最終解ではありませんが、これを基盤として、部員一人ひとりが意識的にツールを使い分けることに期待したいと思います。
第1回は以上となります。次回はあるかどうか分かりません。少々ご期待ください。