こんにちは！情報班の総務を担当している者です。 IMCX連載企画、第2弾をお届けします！今回は、私たちが活動を通じて一番大切にしていること、それは「活動ノウハウをどう未来へ繋ぐか」という、チーム運営の根幹に関わるお話です。

技術や知識が途絶えてしまうと、せっかく築いた活動もそこでストップしてしまいますよね。そうならないように、どんな世代交代があっても、情報班がずっと楽しく、ずっと進化していける「持続可能な組織運営のモデル」を、今、私たちの手で確立しようとしています。

1. 記録は「未来の自分たち」を助ける魔法のツール

現在、私は情報班の総務責任者として、あらゆるプロジェクトの記録・情報集約を統括しています。班員には、活動のどんな小さなことでも「写真、ログ、試行錯誤のプロセスを必ず残してほしい」とお願いしています。

正直、現場で作業しているメンバーからすれば、「なんで今、記録しなきゃいけないの？」「流れが止まる！」と面倒がられることも少なくありません。

でも、記録の目的は、単なる「思い出作り」ではないんです。最大の目的は、「後輩や次のプロジェクトに関わるメンバーが、無駄な苦労をせずに済むようにするため」、つまり未来の活動をスムーズにするための実利的な基盤なのです。

同じ失敗を繰り返す「見えない負債」をなくそう

技術的な活動では、過去の失敗のデータや、機材の最適な設定方法が残っていないと、後任者は必ず同じ壁にぶつかります。

私たちは、この非効率な手戻りを「活動上の見えない負債（負の遺産）」だと考えています。 せっかく情報班に入ったのに、先輩たちと同じ場所でつまずいて時間を浪費するのはもったいない！記録の徹底は、この「見えない負債」を清算し、ムダな徒労を回避し、もっとクリエイティブで高度な活動に時間を使えるようにするための、大切な「土台作り」なんです。

2. 「前例」を味方につける！活動推進のための交渉術

私たち77回生は、過去の活動実績やノウハウの引継ぎが少なかったため、多くの新規プロジェクトをゼロから手探りで進めることになりました。この経験から、技術的な知識だけでなく、「組織運営に関するノウハウ」を記録することが、どれほど重要か痛感しました。

活動をスムーズにする「交渉の武器」

学校という組織の中で新しい活動を進めるには、先生方への予算申請、外部との連携の許可、実験場所の確保など、多くの手続きが必要です。このような場面で、「前例」の存在は非常に大きな意味を持ちます。

• 「去年の〇〇イベントでは、このくらいの費用で実現できています。」
• 「この機材は過去にも導入実績があるので、安全面も大丈夫です。」

このように記録を体系的に残すことで、後輩たちは、感情論ではなくデータに基づいて企画の実現性や安全性を正確に提示できるようになります。記録の体系化は、後輩たちが新しい挑戦を円滑に進めるための、最も頼れる「交渉の武器」となるのです。

3. 「誰か一人の責任」にしない！知識の属人化を防ぐ反省

今年度、情報班は「科学の屋台村」「eスポーツ大会」など、たくさんの新しい取り組みを成功させました。最初は、記録業務に特化した総務補佐2名に記録を集中してもらいました。

しかし、この体制はすぐに問題が発生しました。記録担当者が関わっていないプロジェクトや、急な技術的な試行錯誤のプロセスなど、「記録担当者の目が届かない領域」のノウハウが完全に抜け落ちてしまったのです。

これは、「知識が特定の個人に集中しすぎる（属人化）」という大きなリスクでした。特定の先輩にしか分からないことが多すぎると、その先輩が卒業した瞬間に、班全体が困ってしまいます。

私たちはこの失敗から学び、「記録は担当者の業務」ではなく、「記録は班員全員の責任であり、義務である」という組織文化へと考え方を変える必要性を痛感しました。

4. 解決戦略１：全員が情報を放り込める受け皿

属人化のリスクを解消するため、私たちは運用ポリシーをガラリと変えました。

「全員が、いつでも、どんな形式のデータでも気軽にアップロードできる、一つの大きな受け皿」の設置です。

具体的には、Google共有ドライブ等のクラウドストレージを活用し、アクセス権限を全班員に開放しました。この場所は、整理整頓を後回しにし、とにかく情報の鮮度と網羅性を優先して、加工されていない一次情報（ナマのデータ）をそのまま集積する場所です。

Googleドライブは、情報集約のハードルを下げ、「記録の空白」を防ぐとともに、後から多角的な検証や分析を可能にする、情報班の「情報の宝庫」として機能しています。

5. 解決戦略２：「Galileo」プロジェクトと「知恵のバトン」の形成

しかし、Googleドライブに集積されたデータは、あくまで素材（ナマの一次情報）です。これだけでは、後輩がすぐに活用できる「整理された知識」とは言えません。個人の経験（暗黙の知恵）を、誰もが理解できる「形式知」へと変換するプロセスが必要です。
現在進行中の「Galileo（ガリレオ）」プロジェクトは、この知識の「言語化」と「体系化」を担っています。後輩が手に取りやすく、楽しく読めるよう、単なる分厚いマニュアルではなく、図版やグラフを多用した情報誌（マガジン）形式で作成しています。

6. むすびに：情報をうまく使えるチームへ

このプロジェクトを通じて、情報班の各ユニット（事務組織）の役割は大きく変わろうとしています。単なる「事務係」ではなく、「チーム全体の知恵を生み出し、未来へ繋ぐ仕組みを設計する役」へと進化しています。

地道な活動ですが、これが情報班の未来を支える最も重要な挑戦だと信じています。次回のIMCX連載も、ぜひ楽しみにしていてくださいね！

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～LINE、Discord、Teams。3つのツールが抱える「情報のサイロ化」問題と最適解～

こんにちは！情報班の運営に関する課題を技術的側面から掘り下げる連載企画「IMCX」をスタートします。記念すべき第1回は、私たちの活動で一番大切なテーマ、コミュニケーションツールの「交通整理」について掘り下げてみたいと思います。

情報班の活動は、プログラミングや電子工作といった「技術」が核ですが、その技術を支えるのは、メンバー間のスムーズな「コミュニケーション」に他なりません。どれだけ素晴らしいアイデアがあっても、連絡が届かなければプロジェクトは動きませんよね。

今回は、私たちが日々直面している「情報の分散」という課題を深掘りし、情報班にとって最適な運用方法を考察します。

1. 情報班における「3つの顔」と多重運用の現実

現在、情報班では、メンバーの多様なニーズに応えるため、主に3種類のコミュニケーションツールを使い分けています。それぞれにメリットがあるからこそ、やめるにやめられないのが現状です。

この3つを併用する中で、連絡担当である総務ユニットが最も頭を悩ませるのが「情報のサイロ化」という問題です。これは、情報がそれぞれのツールという「サイロ（貯蔵庫）」に閉じ込められてしまい、全体として機能しなくなる現象を指します。

2. 多重運用が引き起こす具体的な「3つの痛み」

この情報分散は、活動効率を大きく低下させる「3つの痛み」となって現れています。

痛み1：連絡の手間と「見落としリスク」の増大

「誰がどのツールを見ているか？」が班員によってバラバラなため、重要な連絡事項（例：機材搬入日の変更）は、すべてのツール（LINE、Discord、Teams）に流さざるを得ません。この手間は総務の負担になるだけでなく、班員側も「あっちの通知を見たから大丈夫だろう」と油断し、見落としが発生するリスクが高まります。

痛み2：ファイルの所在不明と「探す時間」の浪費

プロジェクトを進める中で作成されたファイル（企画書、コードの断片、実験データ）が、ツールに紐づいてバラバラに保存されます。

• LINE：急ぎで共有した写真やPDF
• Discord：プログラミングのログやスクリーンショット
• Teams：最終版の公式な企画書

結果として、「あのファイル、どこにあったっけ？」と探す時間が増え、貴重な活動時間を浪費してしまいます。

痛み3：顧問との情報格差による「調整の齟齬」

多くの部活動では、プライベート性の高いLINEグループに顧問の先生は入っていません。このため、生徒間では既に決まっている事項が、顧問にはTeamsを通さないと伝わらない、という情報のタイムラグが生じます。この格差が、活動の許可や予算申請の段階で、予期せぬ調整の遅れや、生徒と顧問間での認識のズレ（齟齬）を生み出してしまうのです。

3. 解決戦略：統合ではなく「ハブ＆スポーク」モデルの確立

一時期、私たちはすべての連絡を「Slack」のような多機能な一つのツールに統合することを検討しました。しかし、新しいツールを導入することは、新たな学習コストと、既にある3つのツールの文化を捨てるという大きな心理的抵抗を伴います。

そこで私たちは、既存のツールの「強み」を活かしつつ、情報の混乱をなくす「ハブ＆スポーク」モデルを採用することにしました。

このモデルでは、特定のツールを「情報の中心（ハブ）」に定め、それ以外のツールを「活動の拠点（スポーク）」として、機能に特化させて運用します。

新しい役割分担のポリシー

4. Teamsを「情報のハブ」とする理由

この戦略で最も重要なのが、学校アカウントで提供されるTeamsをハブ（中心）に据えたことです。

1. 情報の永続性と引継ぎの容易さ: Teamsは学校アカウントと紐づいているため、卒業生が抜けても情報が消えることがありません。新入部員が加入した際も、Teamsのチームに参加するだけで過去の連絡やファイルにすぐにアクセスできるため、オンボーディング（新入部員受け入れ）が劇的にスムーズになります。
2. 顧問との連携保証: Teamsが「公式な情報源」となることで、顧問の先生も必ずその情報にアクセスすることになります。これにより、前述した顧問との「情報の齟齬」が根本的に解消されます。
3. セキュリティと安心感: 学校が管理するセキュリティポリシーの下で運営されるため、重要なデータや個人情報について、班員が安心して共有できる基盤となります。

5. むすびに：情報の透明性を持つチームへ

私たちは、「基本的にはTeamsに集約し、リアルタイム性が求められる活動に限定してDiscordを使い、LINEは基本的に使わない」という結論に至りました。

この明確なルールを設定することで、班員一人ひとりが「この情報を見たいときは、ここに行けばいい」という安心感を持つことができます。これは、技術的な知識だけでなく、活動全体の「情報の透明性の確保」と「心理的安全性の向上」にも繋がります。

もちろん、この提言が部活動の最終解ではありません。ツールのトレンドや部員の構成は常に変わります。私たちは、この運用を基盤としつつも、活動のたびに「このやり方で本当に効率的か？」と自問自答し、改善を続ける「情報の哲学」を持ったチームでありたいと考えています。

IMCX連載、第1回は以上となります。次回も、情報班の活動を裏側から支える、技術的・組織的な課題を深掘りしていく予定です。少々ご期待ください！

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